Veilige data-opslag: de grootste uitdaging voor het onderwijs
Naarmate de digitalisering in het onderwijs vordert, groeit de hoeveelheid data. Deze data moet veilig worden opgeslagen, maar wel altijd en overal toegankelijk zijn. Dat stelt eisen aan de data-opslag infrastructuur.
De digitalisering van het onderwijs wordt steeds zichtbaarder in alle facetten van het onderwijs. Lessen en colleges worden steeds boeiender en op maat voor de student aangeboden.
Digitalisering biedt docenten en onderwijs ondersteunend personeel nieuwe manieren om hun werk efficiënter uit te voeren. Directe toegang tot informatie, real-time communicatie en online samenwerking zijn de nieuwe norm in het moderne onderwijs. Bovendien hebben onderwijsinstellingen die technologisch vooroplopen een concurrentievoordeel, omdat ouders en kinderen de neiging hebben te kiezen voor een school die laat zien klaar te zijn voor de toekomst.
Twee zijden van de medaille
De digitalisering heeft een groot aantal voordelen, maar het levert ook een paar grote uitdagingen op. Digitalisering leidt tot een enorme berg data, die op een praktische en veilige manier moet worden opgeslagen.
Scholen en onderwijsinstellingen werken al sinds jaar en dag met vertrouwelijke data. Denk aan de cijferadministratie, de leerlingenadministratie en het leerlingvolgsysteem (LVS) of student informatie systeem (SIS). Men zou dus kunnen denken dat scholen wel weten hoe ze data moeten opslaan. De oude data is echter allemaal gebaseerd op tekst, terwijl het nieuwe onderwijs levert echter grote hoeveelheid data oplevert in allerlei vormen.
Alle data moet overal toegankelijk zijn
Lesmateriaal, toetsen en examens, toetsscores, onderzoeksdata, film en video’s, ongestructureerde data hebben een paar dingen met elkaar gemeen. Ze zijn digitaal, ze zijn van vitaal belang voor het onderwijs en ze moeten overal en altijd toegankelijk zijn. Dat is makkelijk gezegd, maar moeilijk te realiseren.
Want hoe sla je zo een variatie aan bestandsformaten op, zodat het makkelijk doorzoekbaar is, veilig is en ook nog eens voldoet aan de normen van de EU Privacywetgeving, de General Data Protection Regulations (GDPR)? De invoering van die wetgeving bracht veel scholen al in moeilijkheden, omdat de opslag van vertrouwelijke informatie over personeel en leerlingen, zoals financiële gegevens, medische gegevens en persoonlijke dossiers op een andere manier moest worden vormgegeven.
BYOD, data-opslag en security
In de beginjaren van het digitale onderwijs was het niet ongebruikelijk dat scholen voorschreven welke apparaten leerlingen en studenten moesten gebruiken. Deze apparaten bleven meestal eigendom van de school, die daardoor het beheer volledig in eigen hand hield.
Inmiddels is dat veranderd. Net als in het bedrijfsleven heeft in BYOD (Bring-Your-Own-Device) in het onderwijs stevige voet aan de grond gekregen. Dat betekent dat het veilig en praktisch opslaan van data niet meer moet worden ingeregeld voor één type hardware, maar in principe voor alle soorten device die er verkrijgbaar zijn, nieuw én tweedehands. Devices, bovendien, die door de eigenaren niet altijd even goed beveiligd worden.
Voor de IT Security afdeling levert dat veel hoofdbrekens op, want de hoeveelheid privacygevoelige informatie die op scholen wordt opgeslagen is een goudmijn voor cybercriminelen.
Wat te doen?
De digitalisering van het onderwijs is een feit en onderwijsinstellingen zullen met die nieuwe realiteit moeten leren omgaan. Dat vergt een robuuste infrastructuur die de implementatie van nieuwe technologie op duurzame wijze ondersteunt. Deze IT-infrastructuur moet niet alleen berekend zijn op de eisen van vandaag, maar ook flexibel genoeg zijn om de ontwikkelingen van morgen (en volgende week) op te vangen.
Helaas blijkt dat veel scholen een dergelijke infrastructuur niet hebben. Vaak wordt er gewerkt met een aantal verschillende systemen, die niet met elkaar kunnen communiceren. Data opslag gebeurt veelal op oudere legacysystemen die niet voldoende flexibel en schaalbaar zijn om de ontwikkelingen bij te houden. De frustratie die nu al ontstaat bij studenten en docenten zal alleen maar toenemen naarmate de kloof tussen de technologische ontwikkelingen en de legacysystemen groter wordt.
Nieuwe data-opslag: groter en beter
De enige manier om goed voorbereid te zijn op de toekomstige ontwikkelingen is afscheid te nemen van de oude systemen en een nieuwe data-opslag infrastructuur aan te leggen.
Deze opslag moet schaalbaar zijn, om tegemoet te komen aan de steeds maar toenemende vraag naar data-opslag. Er moet een goede backup infrastructuur worden ingericht, met de juiste backup procedures. Ook moeten er afspraken gemaakt worden over de service levels voor het herstellen van backups.
Het ligt voor de hand dat scholen uit kostenoverwegingen kiezen voor een data-opslag die voldoende groot is voor de huidige situatie. Dit lijkt verstandig, maar op lange termijn levert dit problemen op. Het nieuwe systeem moet voorbereid zijn op toekomstige ontwikkelingen, dus moet er bij voorbaat overcapaciteit worden ingekocht om deze ontwikkelingen op te vangen. Dat kost meer bij de eerste investering, maar verdient zich bij latere uitbreidingen terug.
Meer mensen
Het verdient ook aanbeveling de personele bezetting van de IT-afdeling onder de loep te nemen. Want na jaren van slinkende budgetten hebben scholen moeten snijden in het personeel. Daarbij werd over het algemeen het eerst gekeken naar de ondersteunende diensten.
Ook de IT-afdelingen hebben hierdoor een minimale bezetting, die vaak met moeite de dagelijkse processen draaiend houdt. Voor hen heeft een moderne opslaginfrastructuur voordelen. Door de schaalbaarheid en het afstoten van legacysystemen wordt het beheer eenvoudiger en door goede monitoring van het systeem wordt het mogelijk storingen vroegtijdig te signaleren en deze op te lossen voordat het een groot probleem voor het onderwijsproces wordt.
Het zou echter onrealistisch zijn te verwachten dat ze een enorme operatie als het migreren van de data-opslag naar een nieuwe infrastructuur op een goede manier kunnen uitvoeren zonder extra mankracht. Het uitbesteden van (een deel van) de IT-diensten wordt bij steeds meer scholen als een serieuze optie gezien.
Een toekomstbestendige data-opslag
Scholen omarmen nieuwe technologie. Het onderwijs wordt steeds digitaler. Om hier de nieuwe technologie vol vertrouwen te kunnen een moderne infrastructuur voor data-opslag onmisbaar. Deze moet veilig en robuust zijn.
Daarvoor zijn forse investeringen noodzakelijk. Maar alleen zo kan het onderwijs het volledige potentieel van technologie realiseren.