Case study: een zorgeloos printernetwerk bij scholengroep Impact
Scholengroep Impact is een West-Vlaamse scholengroep van het gemeenschapsonderwijs met meer dan dertig instellingen. Ruim achtduizend leerlingen volgen er verschillende soorten opleidingen – van praktijkonderwijs tot en met gymnasium. Bovendien telt de scholengroep tweeduizend werknemers, die allemaal gebruik willen maken van de aanwezige printfaciliteiten.
Over scholengroep Impact
Zowel de medewerkers als studenten maken dagelijks gebruik van de Multifunctionele Printers (MFP’s) voor verschillende werkzaamheden, namelijk van het printen van examens en huiswerkopgaves tot het scannen en inbinden van lesmaterialen.
Omdat printen zo’n grote rol speelt in de dagelijkse werking van de scholengroep, hebben ze nood aan een partner voor de dagelijkse ondersteuning. Scholengroep Impact ging dan ook op zoek naar een betrouwbare partner als nieuwe leverancier voor documentoplossingen. De eisen waren duidelijk: een goede prijs/kwaliteit-verhouding, gekoppeld aan een uitstekende service; dat wil zeggen geen lage implementatieperiode en een correcte en nauwgezette naleving van de Service Level Agreements (SLA’s). Het is immers essentieel dat de apparatuur altijd werkt, vooral op cruciale momenten zoals tijdens de examenperiodes.
Michaël Van de Straete van Scholengroep Impact: “Wij willen zorgenvrij zijn wat betreft de MFP’s, zodat wij ons bezig kunnen houden met onderwijs. En dat geldt ook voor onze ICT’ers: zij zijn er om leerkrachten te ondersteunen bij het geven van goede lessen. Wanneer zij zich moeten bekommeren om het draaiende houden van de MFP’s, lijdt het onderwijs daaronder.”
Wij willen zorgenvrij zijn wat betreft de MFP’s, zodat wij ons bezig kunnen houden met onderwijs.
Zoektocht naar de beste match
Scholengroep Impact ging via een aanbesteding op zoek naar de beste match tussen scholengroep en leverancier. In het uitgebreide selectieproces werden meerdere leveranciers bezocht voor een demonstratie. Software, hardware en andere oplossingen werden aan een uitgebreide test onderworpen. Meerdere MFP’s werden grondig getest met eigen documenten van de scholengroep. Na de ruim vier uur durende demonstratie en zorgvuldige overweging koos Impact uit zes leveranciers uiteindelijk voor Sharp.
Drie pijlers
De scholengroep maakte die keuze op basis van drie belangrijke pijlers. Michaël Van de Straete: “Het eerste wat opviel, was de uniformiteit van de Sharp-oplossing: de bediening van de apparaten, de driver voor printen op afstand en de benodigde toners zijn uniform. Dit betekent dat alle printers in al onze scholen op dezelfde manier functioneren en bediend kunnen worden. Zo komen noch onze gebruikers, noch onze ITmedewerkers voor verrassingen te staan. Bovendien hecht de scholengemeenschap veel belang aan service en het nakomen van de afgesproken SLA’s. Sharp garandeert dat er binnen de vier uur een monteur op locatie aanwezig is wanneer nodig. Ten slotte zijn we erg enthousiast over de overall afdrukkwaliteit van de verschillende MFP’s.”
Geautomatiseerde service
Nu de oplossing ongeveer een half jaar in gebruik is, blijkt met name het beheer op afstand een praktisch voordeel, vooral voor IT-medewerkers. Via Remote Access Control kan het bedieningspaneel van de MFP worden overgenomen door servicemedewerkers van Sharp om eventueel uitleg te geven of storingen te verhelpen. Voor complexere vragen staat de helpdesk van Sharp voortdurend ter beschikking. Ook de gebruiksvriendelijkheid van de apparatuur is uitzonderlijk: veel gebruikers konden er zonder enige uitleg meteen mee overweg.
De mogelijkheden tot personalisatie in de toestellen zijn bijzonder groot, wat het best complex kan maken. Toch slaagt Sharp erin om alles zeer gebruiksvriendelijk te houden.
Bovendien ontzorgt Sharp de scholengroep ook op het vlak van tonermanagement. De toestellen sturen automatisch een melding naar de servicedesk van Sharp wanneer toner op dreigt te raken. Daarna worden ze automatisch geleverd. Zo is er nooit meer een gebrek aan toner, ook niet wanneer de verantwoordelijke medewerkers afwezig zijn. Dezelfde automatische service geldt voor onderhoud. Dankzij de e-maintenance van Sharp worden eventuele problemen met machines automatisch doorgegeven aan de centrale. En binnen de vier uur staat er een technieker aan de deur.’
Tevreden gebruiker
Van de Straete: “De uitrol van ICT-projecten loopt niet altijd en overal van een leien dakje. Precies daarom gingen we op zoek naar een partner waar we op kunnen rekenen. We werken sinds april 2019 met Sharp samen en kunnen nu al zeggen dat we de juiste keuze gemaakt hebben. Het loopt goed, de medewerkers zijn er blij mee. Ze komen me zelfs bedanken. Reden genoeg om Sharp ook in te schakelen voor het leveren van interactieve touchscreens voor in de klassen.”
Overzicht van de geleverde documentoplossingen:
- 26x Sharp MX-3060V
- 3x Sharp MX-3070V
- 6x Sharp MX5070V
- 23x Sharp MX-6070V
- 5x Sharp MX-6580N
- 7x Sharp MX-6570N 7x Sharp MX-7580N 2x Sharp MX-7090N
- 3x Sharp MX-M905N 1x Sharp MX-C301W
- 1x Sharp MX-B455W
DISCLAIMER: Dit is een ingezonden bijdrage van Sharp. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.