IT-beheer: wat je zelf doet, doe je beter?
Het beheer van je IT-omgeving kan je uitbesteden aan een externe provider, of de teugels strak in handen houden. Een juiste keuze is er niet, een foute keuze heeft gevolgen.
Dit artikel maakt deel uit van een artikelreeks over kostenefficiënt investeren in IT. Elke week tot eind oktober 2025 voegen we wekelijks een nieuw artikel toe. Je kan het huidige overzicht hier terugvinden.
IT is vandaag de ruggengraat van iedere school. Slim aankopen is één zaak, maar slim beheer mogelijk nog belangrijker. Zonder goed werkende netwerken, beveiliging en betrouwbare apparatuur, valt het werk stil. Dit kan je voor een moeilijke vraag stellen: nemen we het heft in eigen handen, of besteden we het uit aan een gespecialiseerde serviceprovider?
Zoals vaak in IT is er geen one size fits all. Het antwoord hangt af van de omvang van je school, de beschikbare middelen en de bereidheid om de controle (deels) los te laten. We wegen de voor- en nadelen van de verschillende mogelijkheden af.
Zelf doen: controle of last?
Wie IT volledig intern organiseert, behoudt maximale autonomie. Je eigen team kiest welke oplossingen er worden ingezet, welke prioriteiten gelden en hoe snel er wordt ingegrepen bij storingen. Niemand die de IT-omgeving van de school beter kent dan je eigen expert(en).
Een belangrijk voordeel van zelfbeheer is kennisopbouw. Je team leert de omgeving door en door kennen en kan sneller ingrijpen bij problemen. Bovendien houd je alle data en processen in eigen huis, wat een gevoel van controle en veiligheid geeft.
Daar staat tegenover dat de verantwoordelijkheid volledig bij het interne team ligt. Hardware en software moeten onderhouden worden, licenties en updates moeten opgevolgd worden, en beveiliging is een permanente zorg. Zeker in een tijd van toenemende cyberdreigingen kan dat een zware last zijn.
Hardware en software moeten onderhouden worden, licenties en updates moeten opgevolgd worden, en beveiliging is een permanente zorg.
Vooral kleinere organisaties met beperkte IT-teams riskeren overbelasting. Eén langdurige afwezigheid of een plotse aanval kan het hele systeem lamleggen. Wie de kennis en middelen niet heeft, neemt grote risico’s door alles zelf te willen doen.
Uitbesteden: kwestie van vertrouwen
Steeds meer organisaties doen daarom beroep op een externe serviceprovider voor (een deel van) hun IT-beheer. Denk aan managed services waarbij netwerk, endpoints, cloud en security van op afstand bewaakt en onderhouden worden.
Het grote voordeel is expertise. Serviceproviders beschikken over gespecialiseerde teams die dagelijks met dezelfde technologieën werken en (hopelijk) 24/7 beschikbaar zijn. Daarnaast kunnen zij schaalvoordelen bieden: de kosten voor monitoringtools, securityoplossingen en kennisdeling worden uitgesmeerd over meerdere klanten.
Scholengroep Sint-Paulus is een interessante case als voorbeeld. Met vijf campussen, 1.000 personeelsleden en meer dan 6.500 leerlingen zorgde de Digisprong voor een explosie aan IT-behoeften. Hoe ze hierin ondersteuning kregen, lees je hier.
Uitbesteden geeft ook ademruimte aan interne IT-teams. Zij hoeven zich minder bezig te houden met brandjes blussen en kunnen zich focussen op projecten die de school écht vooruithelpen.
Uitbesteden geeft ademruimte aan interne IT-teams. Zij hoeven zich minder bezig te houden met brandjes blussen
De keerzijde? Je geeft een deel van de controle uit handen. Vertrouwen in de partner is cruciaal. Transparantie over servicelevels, responstijden en kosten is essentieel om verrassingen te vermijden. En wie volledig afhankelijk wordt van één leverancier, riskeert vendor lock-in.
De gulden middenweg
In de praktijk kiezen veel organisaties daarom voor een hybride aanpak. Routine- en onderhoudstaken (patching, monitoring, backups) worden uitbesteed, terwijl strategische beslissingen en gevoelige projecten intern blijven.
Dit model biedt het beste van beide werelden. Je profiteert van de efficiëntie en expertise van een serviceprovider, maar behoudt wel een stukje van de regie. Een hybride aanpak vraagt wel duidelijke afspraken en een strakke rolverdeling. Wanneer iets misloopt, moet meteen duidelijk zijn wie actie onderneemt. Zonder heldere communicatie kan hybride beheer leiden tot grijze zones en frustratie.
Doorslaggevende factoren
Kosten
Een veelgehoord argument tegen uitbesteding is de kostprijs. Een serviceprovider vraagt immers een maandelijkse kost, die op termijn kan oplopen. Toch moet je dit vergelijken met de verborgen kosten van intern beheer: lonen van gespecialiseerde profielen, opleiding, tools en de risico’s van downtime.
De instapprijs van zelfbeheer lijkt lager, maar veel kosten worden pas later zichtbaar. Uitbesteden maakt kosten voorspelbaarder, terwijl interne teams vaak met onverwachte investeringen geconfronteerd worden.
Security en compliance
Een apart aandachtspunt is beveiliging en regelgeving. Cyberdreigingen worden steeds complexer en regelgeving strenger. Scholen worden onder de NIS2-wetgeving als ‘essentiële’ organisaties beschouwd, en dienen dus aan strenge voorschriften te voldoen, net zoals scholen ook de GDPR-richtlijnen dienen te respecteren.
Zelf instaan voor volledige compliance vergt gespecialiseerde kennis die niet elk team in huis heeft.
Zelf instaan voor volledige compliance vergt gespecialiseerde kennis die niet elk team in huis heeft. Serviceproviders bieden hier vaak standaardpakketten aan met 24/7 monitoring, detectie en compliance-rapportage. Toch blijft ook in dit scenario gedeelde verantwoordelijkheid belangrijk: een provider kan niet alles oplossen als interne processen niet op orde staan.
Mensen en cultuur
IT-beheer is niet alleen een technische, maar ook een menselijke kwestie. Een intern team is ingebed in de schoolomgeving en kent de noden van leerkrachten en leerlingen. Bij externe providers bestaat het risico dat de aanpak te generiek is of dat de communicatie stroever verloopt.
Daarom hechten veel organisaties belang aan partners die zich opstellen als verlengstuk van het interne team. Regelmatige overlegmomenten, vaste aanspreekpunten en een open kennisdeling zijn cruciaal voor succes.
De juiste mix zoeken
Alles zelf doen of uitbesteden? Het juiste antwoord hangt af van de schaal, de maturiteit van je eigen team en je IT-noden en strategie.
- Zelf doen loont als je over een sterk en stabiel IT-team beschikt en maximale controle wil behouden.
- Uitbesteden biedt expertise, schaalvoordelen en gemoedsrust, maar vraagt vertrouwen en duidelijke afspraken.
- Hybride beheer combineert flexibiliteit met focus en is voor veel organisaties de meest realistische optie.
Wie de knoop wil doorhakken, moet vooral kijken naar de lange termijn: waar wil de school naartoe, en hoe kan IT-beheer dat pad ondersteunen?
Dit is een redactionele bijdrage geschreven in samenwerking met Telenet. Voor meer informatie kan je hier terecht. Dit artikel is onderdeel van een artikelreeks rond kostenefficiënt investeren in IT op school. Je vindt eerder verschenen artikelen hier.