Het belang van data interoperabiliteit

- Jeroen Langendam - 13 min

In het onderwijs wordt steeds meer informatie vastgelegd. Vaak gebeurt dat in verschillende systemen. Voor een efficiënt en goed onderwijs is het noodzakelijk dat deze systemen met elkaar kunnen ‘praten’. Data interoperabiliteit is hierbij het toverwoord.

Er zijn van die dingen die hetzelfde zijn ongeacht het onderwijsniveau waarop je werkt. Of je nu werkt in het primair onderwijs, of colleges geeft aan de universiteit; de stress rondom het opleveren van de rapporten en cijferlijsten is altijd hetzelfde. Alle cijfers zijn beschikbaar, maar om de een of andere manier lukt het niet om de cijfers op de juiste wijze in het systeem te maken. Niet omdat het internet traag is of eruit ligt, maar omdat het cijferadministratiesysteem geen gegevens kan uitwisselen met het Leerlingvolgsysteem (LVS) of Student Informatie Systeem (SIS).

Wat is data interoperabiliteit?

Informatici spreken van interoperabiliteit van data wanneer het gaat over het uitwisselen van data tussen twee systemen. In de praktijk blijkt interoperabiliteit moeilijk te realiseren, omdat systemen een ‘andere taal spreken’. De informatie wordt in beide systemen in een ander format opgeslagen, waardoor deze amper uit te wisselen zijn. Dit levert een hoop stress op bij docenten, maar ook bij studenten die vol spanning zitten te wachten tot hun cijfer bekend wordt gemaakt.

hoge werkdruk

Scholen en onderwijsinstellingen vragen daarom steeds vaker dat leveranciers van software ervoor zorgen dat hun pakket compatibel is met systemen die reeds in gebruik zijn. Maar waarom eigenlijk? Wat is er op tegen om docenten de gegevens gewoon een paar keer in te laten voeren? Handmatige invoer levert immers een goede controlemogelijkheid, want verschillen worden vaak snel gesignaleerd, doordat een scholier (of diens ouders) gaan klagen.

Bovendien kost het compatibel maken van een software pakket een forse investering, die uiteindelijk door de onderwijsinstellingen moet worden betaald. Aangezien standaarden elkaar snel opvolgen, neemt de bereidheid van softwarebedrijven om hun software aan te passen af. Het is immers maar de vraag of deze standaard lang genoeg gebruikt wordt om de investeringen terug te verdienen.

Semantische interoperabiliteit

Technisch gezien draait het in dit artikel vooral om ‘semantische interoperabiliteit’, waarbij de nadruk ligt op de betekenis van de uitgewisselde gegevens. Een simpel voorbeeld is het vastleggen van het geslacht van een leerling. Bij het ene systeem staat een ‘0’ voor een mannelijke leerling en een ‘1’ voor een vrouwelijke, terwijl een ander systeem een ‘m’, danwel ‘v’ registreert. Op dataniveau is dit een andere waarde, maar de betekenis is hetzelfde.

Hierdoor kan verwarring ontstaan tussen de verschillende systemen. Ook wordt in het ene systeem het huisnummer van de leerling in een apart veld opgeslagen, terwijl het in het andere systeem in hetzelfde veld als de straat wordt opgenomen.

Interoperabiliteit: ‘Het vermogen om te communiceren, programma’s uit te voeren of data te versturen tussen verschillende functionele eenheden op een manier die van de gebruiker geen (of weinig) kennis vereist over de unieke kenmerken van de individuele functionele eenheden’ – ISO/IEC-2382-01

En wat te denken van die beginnende docent, die heel enthousiast al zijn studenten en cijfer gaf, om vervolgens van de bestscorende student een mail te krijgen waarin deze –met enige frustratie- vroeg hoe het mogelijk was dat hij slechts een 0,9 voor het vak had gescoord, terwijl de docent toch echt een 9,1 had ingevoerd. Niemand had hem vertelt dat het cijfer ingevoerd moest worden op een schaal van 0 tot 100.

Allemaal dezelfde taal

De oplossing voor communicatieproblemen tussen systemen is de interoperabiliteit van data, waarbij alle systemen dezelfde taal met elkaar spreken. Belangrijk hierbij is dat de gebruiker (dat kan een mens of computerprogramma zijn) geen kennis hoeft te hebben van de ‘gesprekspartner’. Dit element zie je terug in de definitie volgens ISO/IEC-2382-01, te weten: ‘Het vermogen om te communiceren, programma’s uit te voeren of data te versturen tussen verschillende functionele eenheden op een manier die van de gebruiker geen (of weinig) kennis vereist over de unieke kenmerken van de individuele functionele eenheden’.

Dit vergt standaarden, protocollen en procedures die ervoor zorgen dat de verschillende systemen met elkaar kunnen afstemmen. Dat klinkt ingewikkeld, maar feitelijk betekent het niets meer of minder dan dat er goede afspraken moeten worden gemaakt over hoe gegevens worden vastgelegd. Zo houdt bijna de hele wereld zich aan de standaard voor gewicht, waarbij een kilo overeenkomt met 1000 gram.

standaard gewicht
De ‘kilo’ is een voorbeeld van een veelgebruikte en algemeen geaccepteerde standaard.

Idealiter wordt gebruik gemaakt van open standaarden, die worden ondersteund door een grote groep afnemers, gebruikers, leveranciers en andere belanghebbenden. Een open standaard wordt in onderling overleg opgesteld, waarbij alle belangen op een goede manier worden geborgd.  De specificaties van de open standaard worden publiekelijk gepubliceerd, waardoor iedereen deze kan gebruiken voor het ontwikkelen van, bijvoorbeeld, een nieuw cijfersysteem.

Waarom is data interoperabiliteit wenselijk

Data operabiliteit in het onderwijs is van groot belang, om een paar redenen.

Tijd- en kostenbesparing

Onderzoek in de VS heeft aangetoond dat het gebrek aan interoperabiliteit de Amerikaanse overheid alleen op het gebied van infrastructuur al $ 158 mrd. Per jaar kost. In het onderwijs spenderen leerkrachten vaak uren aan het dubbel invoeren van gegevens die ze eerst op papier hebben vastgelegd. In een tijd dat leerkrachten steeds meer klagen over de hoge werkdruk is dit één van de makkelijkste dingen om aan te pakken. Door interoperabiliteit van data besparen docenten tijd, waardoor het risico op burn-out en andere stress-gerelateerde klachten afneemt.

Minder fouten

Wanneer data minder vaak hoeft te worden ingevoerd, zullen minder fouten bij de invoer worden gemaakt. Door slimme logische controles in de software aan te brengen kunnen eventuele fouten al bij de invoer worden gesignaleerd en verholpen.

Eenvoudiger

Wanneer data interoperabel is, hoeven leerkrachten niet meer hun weg te vinden in een wirwar van systemen. Ook de uitwisseling van gegevens, bijvoorbeeld tussen de basisschool en het secundair onderwijs wordt een stuk eenvoudiger. Ook dit verkleint de kans op fouten.

Transparantie

De interoperabiliteit van data leidt tot het makkelijker delen van informatie. Dat helpt instellingen om op een transparante wijze te rapporteren, zowel richting de overheid, als richting (potentiële) studenten en belanghebbenden.

Flexibel

Wannneer een onderwijsinstelling werkt met data die makkelijk uitwisselbaar is, kan het softwarepakket zonder veel moeite worden uitgebreid. Zo is Google Classroom hard aan het werk om de integratie met de belangrijkste SIS-en mogelijk te maken.

Individuele leerroutes

Het moderne onderwijs houdt steeds meer rekening met het niveau van de individuele leerling. Dat zorgt dat niet elke leerling dezelfde leerroute volgt. Dat vergt een veel gedetailleerdere registratie, die zonder interoperabele data haast onmogelijk is.

Voordelen van interoperabiliteit van data vaak nog ver te zoeken

Alle hierboven genoemde voordelen hebben ook effect op de leveranciers van software. Door gebruik te maken van één standaard voor data interoperabiliteit wordt het programmeren van software een stuk eenvoudiger. In plaats van een hele verzameling algoritmes voor de verschillende formats kan worden volstaan met één enkele. Dit scheelt ontwikkeltijd (en dus kosten) en vermindert ook de kans op software bugs.

Door het gebrek aan interoperabiliteit moet data meerdere keren worden ingevoerd. Dit leidt tot onnodige hoge werkdruk,stress en burn-outklachten

Toch zijn niet alle software ontwikkelaars erg happig op het delen van data. Sommige developers staan het exporteren van data wel toe, maar weigeren om ook het invoeren van data vanuit andere systemen mogelijk te maken. Ze doen dit, naar eigen zeggen, vooral uit veiligheidsoverwegingen. In feite blokkeren ze echter de mogelijkheid voor andere aanbieders om in het eigen systeem te lezen en te schrijven.

‘Waar het uiteindelijk op neerkomt is dat je zowel een uitdraai moet kunnen maken als data moet kunnen toevoegen’. – Scott Bacon, oprichter Empower

Door de markt afgedwongen data operabiliteit

Andere bedrijven zijn huiverig voor de investering. Scott Bacon, oprichter van Empower, een aanbieder van Learning Management Systemen (LMS) uit Ohia ‘vertelt over het integreren van Empower met het SIS ‘Infinite Campus’ en benoemt dat het SIS het automatisch importeren van data uit andere systemen steeds moeilijker –of onmogelijk- maakt. Alleen aanbieders die een bepaalde certificering hadden konden nog met het SIS integreren.

Dat maakt het leveren van maatwerksoftware door niet-gecertificeerde aanbieders nagenoeg onmogelijk. ‘Waar het uiteindelijk op neerkomt’, zegt Bacon,’is dat je zowel een uitdraai moet kunnen maken als data moet kunnen toevoegen’.  Om die reden heeft ook Empower zich aangesloten bij de gehanteerde standaard.

Uitbesteden of zelf doen?

Wanneer een software-aanbieder zich moet (of wil) aansluiten bij een bestaande standaard is de vraag vaak of ze dit zelf moeten doen, of gebruik maken van een externe partij. Bacon zegt dat dat de kosten weinig schelen, maar dat het gebruik van een extern bedrijf veel hoofdbrekens scheelt. Medewerkers hoeven zich niet bij te scholen om een heel nieuw systeem te leren kennen, maar blijven gewoon doen wat ze al deden, terwijl een groep specialisten zorgt voor de vertaalslag naar een interoperabel data format.

Wat is de rol van het onderwijsveld?

Veel van het werk bij het uitwisselbaar maken van data wordt verricht door de software-ontwikkelaars. Zij kunnen echter niet zonder de inbreng van scholen en andere onderwijsinstellingen. Daarom is het belangrijk dat ook onderwijsprofessionals zichzelf bezig houden met het overleg over bestaande en nieuwe standaarden. Het ligt voor de hand dat dit een mooie taak is voor de verschillende onderwijsbonden.